CTIS公开披露删减包：中国申办方如何保护个人数据和商业机密又不被退回

本文只解决什么 / 不解决什么

这篇文章只解决一个非常具体的问题：你是中国创新药申办方（或CRO代理），正在用CTIS提交一份clinical trial application（CTA）或substantial modification（SM），需要按2024年6月18日生效的CTIS新透明度规则准备每份publishable document的"for publication"和"not for publication"两个版本。你需要决定哪些字段要redact、用什么颜色框、redaction是否会被某个Member State Concerned（MSC）评审员判定为over-redaction然后RFI回来。

不解决：CTIS的整体提交流程、Part I/Part II内容（参见站内EU CTA实质性变更CTIS指南）、initial CTA的科学撰写。本文只聚焦：哪个字段要黑哪个字段不能黑、文档的两版本怎么生成、被退回30天内如何返工。

为什么2026年要重写这个问题

EMA管理委员会2023年10月5日通过的revised CTIS transparency rules（EMA/263067/2023）于2024年6月18日CTIS新公众门户上线时生效。最关键的两个变化：

deferral机制完全取消。旧规则下，sponsor可以申请把protocol、ICF、招募材料的publication推迟到trial结束后最多7年。新规则下，deferral不存在了，redaction是保护CCI和PPD的唯一手段。
publication文档清单缩窄。旧规则下被publish的IB（investigator brochure）、IMPD的S部分（drug substance）和E部分（efficacy）、RFI往来、scientific advice等，新规则下不再publish。这意味着一些最敏感的CMC、IB信息，sponsor根本不需要redact，因为整个文档不会公开。

加上CTIS Sponsor Handbook v6.2（2026年3月版）、Sponsor FAQ EXT/40478/2026以及2026年3月CTCG会议确认的fixed submission window，对中国申办方的实务影响是：

旧的"全文heavy redaction"做法（特别是用Policy 0070思路做CTIS文件）不再被EMA接受。CCI redaction必须有充分理由、按段落对应说明，整段整页redact直接被拒。
在结构化字段（CTIS表单的free text/dropdown）里输入的内容没有redaction机制——只要这个字段属于publishable，输入什么都会被公开。这是中国CRO最容易踩雷的位置。
公开时间线按trial category（Cat 1/2/3）和受试者年龄差异化：成人Cat 2/3的protocol+ICF+招募材料在first MSC decision时立即公开；儿童或PIP相关trial在EU/EEA trial end之后30个月公开；Cat 1（low intervention）除protocol外按category 2/3规则。

EMA/CTCG的态度也变了。旧规则下评审员对over-redaction"偶尔点评"，新规则下他们会主动比对for publication和not for publication版本，发现公共领域信息被redact就直接RFI。中国申办方过去用"全部黑掉再说"的兜底策略已经走不通。

哪些文档要做for publication / not for publication双版本

按Sponsor FAQ EXT/40478/2026的Annex I对照表，需要双版本上传的文档（即sponsor必须redact一份for publication版本）：

文档类型	是否双版本	publication时点（Cat 2/3 成人）	publication时点（Cat 1 / 儿童 / PIP）
Protocol（含synopsis）	是	first MSC decision	results submission（Cat 1）/ EU/EEA trial end + 30个月（儿童/PIP）
ICF / Patient Information Sheet	是	first MSC decision	同上
Recruitment arrangements（含广告）	是	first MSC decision	同上
SmPC（已上市IMP）	是	first MSC decision	不公开（Cat 1）
Subject diaries / Patient questionnaires	视sponsor与第三方协议	first MSC decision（默认）	同上
Lay summary of results	是	submitted即公开	同上
Results summary（structured）	是	submitted即公开	同上
CSR（marketing authorisation时）	是（最低限度redaction）	CSR提交CTIS时	同上

不公开、只需上传not for publication版本的文档（不需要redact for publication版本）：

文档类型	说明
IB（Investigator Brochure）	全文不公开
IMPD Section S（drug substance）	全文不公开
IMPD Section E（efficacy）	全文不公开
Scientific advice	全文不公开
Insurance / financial cover	全文不公开
CVs of investigators	全文不公开
RFI / RFI回复	全文不公开
Notifications	全文不公开
同意伦理委员会意见	全文不公开

中国CRO最常见的错误：把IB redact一遍上传"for publication"槽位，浪费一周工作量；或反过来，把protocol裸传到not for publication槽位却忘记redact for publication版本——CTIS不会自动报错，但first decision前会被MSC拦截发RFI。

PPD / CCI判定的边界

EMA/CTIS的Guidance document on protection of personal data and CCI（v1.1）和ACT EU Q&A v1.3定义了什么算PPD、什么算CCI、什么不能算CCI。中国申办方（特别是国内CRO）最容易越界的地方：

Personal data（PPD / Protected Personal Data）

按GDPR（Regulation 2016/679），任何能直接或间接识别自然人的信息都属于personal data。CTIS document中需要redact的常见PPD：

数据类型	应在哪里出现	哪里需要redact
Investigator姓名	structured data中principal investigator字段（公开）；其他文档	文档中除PI外的次要investigator姓名应redact for publication
Investigator签字 / 联系方式	not for publication版本的protocol、site list	在for publication版本redact
Sponsor员工姓名（非contact person）	not for publication版本	在for publication版本redact
Patient/subject ID	not for publication（如出现）	在for publication版本redact
Patient身高、体重、年龄、性别（间接识别）	not for publication的具体case/CSR表格	在for publication版本redact或用区间替代
第三方vendor员工姓名（statistician、monitor）	not for publication	在for publication版本redact
受试者签名样本（ICF）	not for publication的template	template可以全部redact掉signature lines

结构化字段中的PPD：CTIS表单的"sponsor contact details" / "PI name and affiliation"等字段是publishable且不能redact的——sponsor只能事先确保这些字段填写的内容是计划公开的（典型做法：填一个general contact email如ctis-contact@company.com而不是某个员工个人邮箱）。

Commercially Confidential Information（CCI）

CCI的判定边界比PPD窄得多。EMA Guidance明确：已经在公开领域的信息一律不算CCI。这意味着redaction必须满足两个条件：(1)信息披露会损害sponsor经济利益；(2)信息在redaction时点尚未公开。具体可以redact和不能redact的对照：

内容类型	是否CCI	处理方式
INN / 化合物名 / 商品名	否（已在ClinicalTrials.gov、专利公开）	不能redact
适应症 / 一般MoA描述	否（已在专利、scientific advice中公开）	不能redact
Inclusion/exclusion criteria	否（属于structured data，必须公开）	不能redact
主要终点 / 次要终点	否（structured data）	不能redact
给药剂量 / 给药频率 / 给药途径	否（structured data）	不能redact
制剂详细组成（excipients完整列表）	是（仅在尚未由其他途径公开时）	在for publication版本redact组成比例
详细生产工艺（critical process parameters）	是	在protocol中如出现可redact
详细稳定性数据 / 杂质谱	是	在protocol/ICF中通常不会出现
Statistical analysis plan的novel methodology细节	是（仅当为proprietary方法）	部分redact
Stratification factors	否（属于设计信息，已在structured data）	不能redact
Pharmacokinetic models (population PK)	视情况	默认不redact，除非是proprietary模型
Adverse event coding dictionary	否（MedDRA等公开）	不能redact
ICF中的reimbursement/compensation金额	否（ICF整体公开）	不能redact

最容易over-redact被退回的字段（中国申办方常错）：

protocol中的"primary objective"段落——属于structured data同步出现的信息，不能redact
ICF中的"how long the trial will take"——属于公开的关键信息，不能redact
protocol中的IMP packaging description（"a 10 mL clear glass vial..."）——已在SmPC或文献中公开
inclusion criteria中的biomarker cutoff（"PD-L1 ≥ 50%"）——属于结构化数据
statistical analysis plan的总体设计（如"non-inferiority margin of 1.2"）——属于关键信息

如果整页或整段被redact，CTIS评审员会优先发RFI要求justification——sponsor必须为每条CCI redaction解释"why this information is CCI and how publication would harm sponsor's economic interest"。空泛的"commercially sensitive"已经不被接受。

protocol的redaction matrix（按章节）

中国申办方最常处理的是protocol。按ICH E6(R3) section编号给一份逐章redaction指引：

Protocol section	需在for publication redact的内容	不能redact
Title page	sponsor员工的内部签字栏；CRO员工姓名	sponsor法人名、protocol number、IMP名
1. Background	引用了未公开的proprietary数据时redact那段	公开发表的文献综述、IB中可公开的MoA描述
2. Objectives	无	primary/secondary objectives全部不能redact
3. Trial design	无	study design、cross-over/parallel等全部不能redact
4. Selection of subjects	无	inclusion/exclusion criteria完整公开
5. Treatment of subjects	dosage forms中如包含详细excipients组成可redact比例	dose、route、duration、stopping rules不能redact
6. Assessment of efficacy	proprietary biomarker分析的算法细节可redact	endpoints、measurement methods不能redact
7. Assessment of safety	无	AE coding dictionary、reporting timelines不能redact
8. Statistics	proprietary statistical models（如uncommon Bayesian priors具体参数）可redact	sample size、power、primary analysis method不能redact
9. Direct access to source data	sponsor员工signing details	监查、审计、检查的总体描述
10. QC and QA	内部SOP编号	QC/QA的overall framework
11. Ethics	无	全部不能redact
12. Data handling and record keeping	vendor employee names	系统名（如Veeva Vault）可保留但具体URL/account info redact
13. Financing and insurance	sponsor内部budget breakdown的内部分摊	基本的insurance scope要保留
14. Publication policy	无	全部公开
15. References	引用未公开的内部报告时redact那条	公开文献全部保留
16. Appendices	个人识别信息、site-specific contacts、proprietary scoring system详细规则	template内容如lay summary等保留

实务建议：写protocol时就把高敏感信息（详细CMC、proprietary algorithm）放进附录或单独的IMPD-S/IB——这两个文档不公开，从源头避免在protocol中出现需要redact的内容。

ICF / Patient Information Sheet的redaction（最容易过度redaction）

ICF几乎不应该有CCI redaction。它是写给受试者读的，已经包含的信息按定义是"为患者所能理解的非保密信息"。中国申办方过去对ICF的heavy redaction是evaluator重点关注的对象。

ICF内容	是否redact for publication
Sponsor name + study name	否
Trial purpose	否
招募人数（如site级）	否
Procedures和visits	否
Risks and benefits	否
Compensation	否
Investigator phone	是（特定个人电话）
Sponsor 24h emergency contact	否（一般是hotline）
Patient signature lines	是（template可全部redact）
Witness/legal representative signature lines	是
Local site name and address	是（PPD if包含个人住址）
Insurance details	否（一般保险scope需公开）

如果ICF被打回over-redaction，typical pushback是："the document published includes only sponsor name, title, and procedures with most paragraphs blacked out—please justify the CCI claim or provide a less redacted version within 12 days"。中国sponsor如果坚持原redaction，trial可能被MSC视为"non-compliant with transparency obligations"。

redaction技术规范（CTIS评审员怎么看）

物理上的redaction做法在CTIS有特定要求（Sponsor FAQ EXT/40478/2026 Q2.13、Q2.14、Q2.15）：

项	要求
redaction颜色	黑色实心矩形（标准）
redaction工具	Adobe Acrobat Pro的"Redact"工具或同类工具，必须是真正"销毁"内容（不是cover），否则可被复制粘贴还原——CTIS评审员有规范check
是否需label	推荐每个redaction标记"PPD"（personal data）或"CCI"（commercially confidential information）
not for publication版本中的CCI标记	sponsor可在not for publication版本用红色框标出认为是CCI的段落（不强制），但不要redact——评审员需要看到全文
文件metadata清理	必须清理（不能只redact text；metadata中可能含作者姓名、track changes历史）
字号 / 字体保留	redaction不应改变文档其他部分的layout
version control	for publication版本的版本号应与not for publication版本完全对应

技术陷阱：用Word的"highlight black"功能不算redaction——文字仍然可以从PDF中抽取。这是2025年欧盟某中国创新药CTA被退回的典型原因（按Pharma Insights公开报道）。必须使用Adobe Acrobat Pro Redact或Foxit的等效工具。

CSR的redaction限制（重点）

按revised transparency rules，CSR在marketing authorisation提交后通过CTIS公开（取代了deferral机制下的延期）。EMA对CSR redaction的态度比protocol/ICF更严：

CTR Recital 68明确：CSR内容原则上不应被认为是CCI at the end of marketing authorisation process
CSR redaction应限于patient-level personal data（已经pseudonymised的subject ID + 间接identifiers如确切年龄、罕见AE组合）
Policy 0070下既有的anonymisation report template同样适用于CSR via CTIS
整段或整页redact CSR几乎一定被EMA退回

中国创新药申办方在CSR提交CTIS时的实务建议：

应redact	不应redact
Patient-level data中的identifiable info	全trial level的efficacy/safety数据
所有vendor员工姓名	主要methodology、统计方法
Site-specific personal contact	安全信号、unblinded analysis
anonymisation report中的method细节（保留method本身）	study design、sample size、primary endpoint结果

如果中国sponsor打算把CSR的efficacy细节"暂时不公开"以保护后续的biosimilar或combination市场，CTIS不再支持这个策略——sponsor必须在marketing authorisation提交时同步公开CSR。

redaction工作流程（典型2-3周）

为一份CTA准备完整redaction package的合理时间节奏：

阶段	时间	任务	责任人
Day 1-3	文档mapping	列出所有要提交CTIS的文档，按Annex I表对照确定哪些需要双版本	Regulatory Lead
Day 4-7	CCI/PPD识别	对protocol、ICF、招募材料逐段标识CCI候选和PPD	Regulatory + Legal + IP
Day 8-10	redaction提案review	内部review redaction提案，权衡over-redaction vs under-redaction风险	Senior management + QPPV/PRRC
Day 11-14	物理redaction	用Adobe Acrobat Pro执行redaction，cleanup metadata	Document specialist
Day 15-17	QC	第二人review redaction结果，确认for publication版本完整、无PPD泄漏	Independent QC
Day 18-20	structured data review	检查CTIS表单中所有publishable structured data field（确保没有内部jargon、员工姓名、内部project code）	Regulatory Lead
Day 21	上传	for publication和not for publication按CTIS表单要求上传到对应槽位	CTIS submission specialist

中国申办方常见加速做法：先把ICF和招募材料这种简单文档处理完，protocol放最后——给团队留时间在CCI判断上多商讨。如果上来就做protocol，往往因为CCI讨论拖延整个submission。

常见失败模式与RFI回复模板

失败模式1：over-redaction整段或整页

MSC RFI typical wording：> "Section X.Y of the protocol has been redacted in its entirety. Please provide justification for the CCI claim or submit a less redacted version. Note that publicly available information cannot be redacted."

回复策略（10-12天内）：

回复要点：
1. 重新审视该段，区分"已公开信息"和"真正CCI"
2. 如果是PPD（即使是间接identifiers），说明"redaction is for personal data
   protection per GDPR Art. 5"——这个理由MSC会接受
3. 如果是CCI，逐句redact而非整段redact
4. 提交修订后for publication版本（同样的版本号 + 修订日期附件）

失败模式2：under-redaction（PPD泄漏）

CTIS评审员发现investigator个人手机号、site coordinator姓名出现在for publication版本——这种情况不发RFI而是直接公开后由DPO投诉。中国sponsor必须自己做QC（用grep + 双人review）找出所有PPD遗漏。

失败模式3：redaction tool错用

PDF底层可被还原。这种情况通常是个人投诉触发EMA Data Protection Officer调查；后果严重（GDPR罚款风险）。补救：立即从CTIS下架（contact CTIS service desk），重做redaction，重新上传。

失败模式4：structured data中泄漏CCI

最常见：protocol synopsis或title字段中写了内部project code（如"compound XYZ-001"是公开的，但"phase 2 dose escalation per Internal Memo 2024-IT5"是CCI）。一旦提交，无法事后redact。补救：通过SM删除/修订该字段，但SM本身也被公开（可能引起更多注意）。

失败模式5：Lay summary of results redaction

revised rules下lay summary在提交时立即公开，sponsor没有redaction机会。中国sponsor过去预设的"sensitive data先不写在lay summary"再submit是正确的做法。一旦写上就公开。

一份redaction support evidence binder示例

为CTIS的redaction策略保留可审计证据，建议工厂保留以下结构（电子，30天可访问）：

/ctis-redaction-evidence-{trial-name}-{year}/
  ├── 01_Document_Inventory/
  │   ├── document_mapping_matrix.xlsx           # publishable vs not、双版本要求
  │   ├── annex_I_cross_reference.pdf            # 与EMA Annex I的对照
  ├── 02_CCI_PPD_Decision_Log/
  │   ├── ccI_justification_register.xlsx        # 每条CCI redaction的理由 + 审批
  │   ├── ppd_identification_list.xlsx
  ├── 03_Source_Documents_NOT_for_Pub/
  │   ├── protocol_v[##]_clean.pdf               # 完整版（not for publication）
  │   ├── icf_v[##]_clean.pdf
  │   └── ...
  ├── 04_Source_Documents_FOR_Pub/
  │   ├── protocol_v[##]_redacted.pdf            # for publication版本
  │   ├── icf_v[##]_redacted.pdf
  │   └── ...
  ├── 05_QC_Records/
  │   ├── independent_qc_checklist_protocol.pdf
  │   ├── metadata_cleanup_evidence.pdf
  │   ├── pdf_extraction_test_log.pdf            # 验证redaction不可还原
  ├── 06_Approval_Trail/
  │   ├── senior_management_signoff.pdf
  │   ├── qppv_review_record.pdf
  │   └── legal_ip_review_record.pdf
  └── 07_RFI_History/
      └── (any subsequent MSC pushback记录 + revised redaction)

这个binder的目的：当MSC RFI回来时，能快速找到decision rationale和原始材料；当sponsor换CRO或团队成员变动时，新人能复用之前的judgement。

一份CCI justification register示例

下面是对一处具体redaction的justification example语言（CCI决议日志的row形态）：

Document: Protocol v3.0
Page/Section: Section 5.2.3
Redacted text: "...the IMP is formulated with a proprietary surfactant blend
(Excipient X at 0.05% w/v and Excipient Y at 0.02% w/v) developed by [Sponsor]
to enhance stability of the antibody at room temperature for 24 hours."
Type: CCI
Justification: Specific excipient ratio is part of the formulation know-how
filed in IMPD-P (not publishable) and in pending patent application
[application number filed 2025-XX-XX, not yet published]. Disclosure at this
stage would allow competitors to bypass the formulation R&D investment.
Information is not in the public domain.
Approver: [Name], CMC Lead
Date: 2026-XX-XX

如果MSC回RFI要求justify，这段语言可直接转化为正式回复（隐去内部决议元数据）。空泛的"commercially sensitive"或"trade secret"在CTIS不被接受。

EU各成员国的具体偏好

虽然CTIS是统一系统，不同RMS（Reporting Member State）对redaction的看法略有差异。中国sponsor在选择RMS时可以考虑：

国家	redaction审查倾向	实务建议
德国（BfArM）	严格审查over-redaction，CCI justify要求高	准备完整CCI justification书面材料
法国（ANSM）	重视PPD保护，over-redaction容忍度中等	有较强法语本地化意识
西班牙（AEMPS）	较为务实，不轻易RFI redaction，但偶有挑战	适合sponsors想快速过CTA
荷兰（CCMO+CBG）	redaction审查中等	保留CCI justification但不需要过度详细
北欧（瑞典/芬兰/丹麦）	最严格的transparency支持者	避免over-redaction
意大利（AIFA）	务实，但语言本地化要求高	ICF的意大利语版需同步redact
波兰（URPL）	较为宽容	适合简单、低复杂度trial

中国sponsor过去倾向选择西班牙/波兰作RMS（评审快、价格低），但2026年这些国家也在跟随北欧的严格趋势——选择RMS不再是规避transparency审查的策略。

与中国NMPA、ClinicalTrials.gov、JCT的协调

中国创新药申办方很可能同时在CTIS、ClinicalTrials.gov、Japan jRCT和中国chinadrugtrials.org.cn注册同一个trial。redaction策略必须保持一致：

ClinicalTrials.gov的publishable数据是CTIS structured data的"上限"——CTIS不能redact已经在ClinicalTrials.gov公开的字段
jRCT的publication时点更早（trial enrollment前必须）
chinadrugtrials.org.cn的数据field相对简单，但已经包含主要终点、入排标准等
在所有这些公开数据库中已出现的内容，CTIS的CCI justification会被自动驳回（"already in public domain"）

实务建议：在做CCI识别时，先做一遍跨数据库公开性check——sponsor会发现70%以上的"想redact的东西"实际上已经在某个公开registry里出现，只能保留。

内部备忘录示例

下面这段语言是说明性的，非法律建议；可作为sponsor团队第一次CTIS redaction时给上层submit的内部memo参考：

TO: [Senior Vice President, R&D]
FROM: Regulatory Affairs CTIS Lead
RE: CTIS Public Disclosure Strategy — Trial [XXX-001]

Per the revised CTIS transparency rules effective 2024-06-18, the deferral
mechanism is no longer available. All publishable documents (protocol,
ICF, recruitment materials, lay summary, results) for our Cat 2 adult trial
will be published at first MSC decision (estimated [date]).

Our CCI redaction approach is limited to:
1. Specific formulation excipient ratios (filed in pending patent
   2025-XX-XX-EP);
2. Proprietary statistical model parameters in SAP Section 8.4.

ICF and recruitment materials carry no CCI; only PPD redactions apply (PI
contact, witness signatures).

Estimated redaction effort: 2 weeks (1 specialist + QC); cost: ~€[X]K external.

Risk: over-redaction triggers MSC RFI delaying first decision by 4-6 weeks.
Under-redaction risks GDPR exposure.

We recommend: senior sign-off on CCI list; no further redaction beyond what
is documented in the CCI register.

参考资源

Revised CTIS Transparency Rules — EMA/263067/2023 — EMA管理委员会2023年10月5日通过的新透明度规则
Guidance on protection of personal data and CCI while using CTIS — v1.1 — PPD/CCI识别和redaction的官方指引
Q&A on protection of CCI and Personal Data while using CTIS — ACT EU实务问答v1.3
CTIS Sponsor FAQ EXT/40478/2026 — 2026版sponsor常见问题
CTIS public portal — 可查看其他sponsor已公开的redacted文档作参考
Launch of revised CTIS transparency rules（2024-04-22） — 新规生效公告

本文为出海合规研究文章，所引用的EMA规则、Q&A、Annex内容截至发文日（2026-05-06），最新版本以EMA官网为准。涉及具体临床trial的CCI redaction判断和RFI回复，应结合各trial的具体情况，由sponsor的regulatory、legal、QPPV团队联合决议；本文不构成法律意见。